1 Formål og vedtaksmyndighet

Tilskudd kan tildeles til særskilte investerings- eller utviklingsprosjekt som fremmer regional utvikling hovedsakelig innenfor den geografiske regionen Troms, slik Troms fylkeskommunes grenser var per 1. januar 2019.Tildeling av tilskudd vedtas av styret.
Tildelingene skal være i samsvar med selskapets vedtektsfestede formål. Øvrige vilkår for tildeling av tilskudd fremgår av § 4 i selskapets vedtekter.

1.2 Hvem kan søke om tilskudd

Selskaper, kommuner, fylkeskommunen og organisasjoner kan søke om tilskudd fra selskapet.
Det er et vilkår for at tilskudd kan gis til kommuner at kommunen er aksjonær i Troms Holding AS, og det er et vilkår for at tilskudd kan gis til et selskap eller en organisasjon at selskapet eller organisasjonen er hjemmehørende i en kommune som kan gis tilskudd.

1.3 Strategi for tilskuddsordningen

Innenfor formålet om å fremme regional utvikling, fastsetter Troms Holding AS årlig en strategi for tilskuddsordningen med prioriterte programområder.
Søknader om tilskudd blir vurdert på bakgrunn av gjeldende strategi som er kunngjort på selskapets hjemmeside.

2 Kunngjøring

Tilskuddsordningen kunngjøres på selskapets hjemmeside. Kunngjøringen skal blant annet inneholde formålet med ordningen, informasjon om gjeldende strategi samt eventuell søknadsfrist.I kunngjøringen skal det også informeres om krav til innholdet i søknaden, jfr. punkt 2.2 nedenfor, og informasjon om hvordan søknader skal sendes og signeres.

2.2 Søknad

Søknad om tilskudd fra Troms Holding AS sendes til selskapet, sammen med en prosjektbeskrivelse innen den dato som fremgår av egen utlysning. Det kan også fastsettes løpende søknadsfrist.
Søknaden må inneholde:
• Kontaktinformasjon til søker
• Prosjektbeskrivelse med en fremdriftsplan
• Beskrivelse av hvordan prosjektet/tiltaket fremmer selskapets formål innenfor gjeldende strategi
• Budsjett- og finansieringsplan

2.3 Svar på søknaden

Innvilgede søknader bekreftes med tilskuddsbrev.
Søkere som ikke får innvilget sin søknad vil motta en kortfattet begrunnelse for dette.

 

3 Forholdet til forvaltningsloven og offentlighetsloven

Vedtak om tildeling av tilskudd fra Troms Holding AS anses ikke som enkeltvedtak etter forvaltningsloven, og forvaltningsloven kommer dermed ikke til anvendelse. Troms Holding AS er omfattet av offentlighetsloven.

3.2 Saksbehandlingstid

Søknader behandles uten ugrunnet opphold.

3.3 Inhabilitet

Et styremedlem må ikke delta i behandlingen av en søknad der avgjørelsen har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

3.4 Taushetsplikt

Et styremedlem plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det medlemmet i forbindelse med styrevervet får vite om tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet vervet. Vedkommende kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne bestemmelsen i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.

3.4 Veiledning og spørsmål

Selskapet kan kontaktes ved spørsmål eller behov for veiledning i søknadsprosessen.

1. Tilsagn om tilskudd fra Troms Holding AS

Formålet med Troms Holding AS er å gi økonomisk bistand til tiltak som fremmer regional utvikling hovedsakelig innenfor den geografiske regionen Troms, slik Troms fylkeskommunes grenser var per 1. januar 2019.Tilskudd kan gis til særskilte investerings- eller utviklingsprosjekt som fremmer regional utvikling.
Tilskudd kan gis til selskaper, kommuner, fylkeskommune og organisasjoner etter søknad fra disse. Det er et vilkår for at tilskudd kan gis til kommuner at kommunen er aksjonær i Troms Holding AS, og det er et vilkår for at tilskudd kan gis til et selskap eller en organisasjon at selskapet eller organisasjonen er hjemmehørende i en kommune som kan gis tilskudd.
Tilskudd kan ikke benyttes til kommunal eller fylkeskommunal drift eller til drift av selskaper eller organisasjoner
Tildelingen av tilskudd skal gis i henhold til EØS-regelverket for offentlig støtte
Tilskudd er tidsbegrenset og tilskuddsmottaker må akseptere tilsagnet innen 30 dager etter at tilsagnet er sendt fra Troms Holding AS.
Dersom tilskuddsbrevet ikke returneres innen fristen, vil tilskuddet bortfalle i sin helhet.

2. Partenes representanter

Troms Holding AS er representant i alle kontraktmessige forhold ved tildeling av tilskudd.Partene skal til enhver tid være representert ved en kontaktperson som har fullmakt til å treffe beslutninger for gjennomføring av prosjektet
Partene skal varsle hverandre ved endring av hvem som er kontaktperson eller representant.

3. Fremdrifts- og finansieringsplan

Prosjekter som innvilget tilskudd fra Troms Holding AS skal gjennomføres i samsvar med fremdrifts- og finansieringsplanen som fremgår av tilskuddsbrevet.Enhver endring i fremdrifts- og finansieringsplanen skal forelegges Troms Holding AS for skriftlig godkjenning straks den er kjent.

4. Regnskapsføring

Tilskuddsmottaker skal fortløpende føre eget prosjektregnskap over faktiske og godkjente kostnader. Prosjektregnskapet skal kun belastes med kostnader påløpt etter at tilsagn om tilskudd et gitt.Prosjektregnskapet skal kun belastes med kostnader som er direkte knyttet til gjennomføringen av prosjektet, og som ligger innenfor rammen av finansieringsplanen og godkjente kostnader.

5. Rapportering

5.1 Fremdrifts- og regnskapsrapportering

Tilskuddsmottaker skal utarbeide fremdrifts- og regnskapsrapporter i samsvar med planen som er fastsatt i tilskuddsbrevet. Fremdrifts- og regnskapsrapporter skal vise kostnader i samsvar med faktisk aktivitet og fremdrift på rapporterings tidspunktet.Rapporten skal benytte den samme kostnadsfordelingen som er angitt i finansieringsplanen i tilskuddsbrevet eller som er avtalt i forbindelse med tilskuddet.

Rapporten skal inneholde:
• Oversikt over totalt innvilget tilskudd.
• Akkumulerte kostnader og aktiviteter på rapporteringstidspunktet.
• Gjenstående kostnader og aktiviteter, samt prognose for disse.
• Fremdriftsplan for gjenstående aktiviteter.
• Utbetalingsanmodning for rapporteringsperioden.

Tilskuddsmottaker skal i fremdrifts- og regnskapsrapporten rapportere status for fremdrift i prosjektet og spesifisere eventuelle avvik fra avtalt fremdriftsplan. Dersom det oppstår eller ser ut til å oppstå avvik som påvirker forventet sluttdato for prosjektet, skal det umiddelbart iverksettes korrigerende tiltak. Tilskuddsmottaker skal utarbeide ny plan i samråd med Troms Holding AS.

5.2 Sluttrapport

Ved avslutning av prosjektet skal tilskuddsmottaker utarbeide en sluttrapport som inneholder:
• Hvilke resultater som er oppnådd holdt opp mot kontraktfestede mål.
• En samlet beskrivelse av gjennomføringen av prosjektet.

Det skal i tillegg vedlegges et bilde av prosjektet til publisering på vår nettside.

Sluttrapporten skal oversendes Troms Holding AS innen én måned etter prosjektslutt.

5.3 Faktura og revisjonsbekreftelse

5.3.1 Tilskudd på inntil kroner 100 000

For prosjekter som innvilges tilskudd på inntil kroner 100 000 totalt, skal følgende legges ved sluttrapporten:Enten
• Regnskapsoversikt som viser alle fakturerte kostnader knyttet til prosjektet, samt kopi av alle fakturaer
• Timeoversikter som viser hvem som har utført hvilke arbeidsoppgaver, dato for utførelse, antall timer og timerate etter gjeldende satser*
Eller
• Rapport for avtalte kontrollhandlinger signert av ekstern revisor. Revisor skal rapportere resultatet fra kontrollhandlinger i henhold til ISRS 4400, med senere oppdateringer.

5.3.2 Tilskudd som overstiger kroner 100 000

For prosjekter som innvilges tilskudd som overstiger kroner 100 000 skal det leveres rapport for avtalte kontrollhandlinger signert av ekstern revisor. Revisor skal rapportere resultatet fra kontrollhandlinger i henhold til ISRS 4400, med senere oppdateringer.
Kostnader til revisor kan godkjennes som en del av prosjektregnskapet.

5.4 Endring i rutiner for fremdrifts- og regnskapsrapportering

Troms Holding kan endre retningslinjene for fremdrifts- og regnskapsrapporteringen. Slike endringer skal varsles ved kunngjøring på nettsiden til Troms Holding AS. Varslingsfristen er 4 uker før endringen trer i kraft.

5.5 Oppfølgende resultatrapportering

På forespørsel fra Troms Holding AS skal tilskuddsmottaker samarbeide med Troms Holding AS om resultatmåling og evaluering av prosjektet.

5.6 Arkivering

Tilskuddsmottaker skal arkivere relevante prosjektdata på en betryggende måte i 5 år etter avslutningen av prosjektet. Tilskuddsmottaker skal sikre at dataene oppbevares på en slik måte at de også vil være tilgjengelige ved omorganisering, eierskifte eller lignende.

6. Utbetaling

Utbetaling skjer som hovedregel etterskuddsvis etter anmodning fra tilskuddsmottaker i fremdrifts- og regnskaps-rapport. Utbetaling skjer senest 30 dager etter at fremdrifts- og regnskapsrapporten er godkjent av Troms Holding AS. Forsinket utbetaling av tilskudd fra Troms Holding AS gir ikke rett til forsinkelsesrente. Troms Holding AS utbetaler ikke de siste 20 % av totalt tilskudd før sluttrapport og eventuell annen etterspurt dokumentasjon er levert og godkjent av Troms Holding AS.Eventuelt andre vilkår for utbetaling kan avtales særskilt.

7. Overdragelse

Tilskuddsmottaker kan ikke overdra tilskudd fra Troms Holding AS til tredjepart uten skriftlig samtykke fra Troms Holding AS.

8. Endring av prosjektet

Hver av partene kan foreslå endringer av prosjektet på grunnlag av resultater eller andre forhold som endrer forutsetningene for prosjektet. Endringen kan blant annet gjelde prosjektets mål, omfang eller andre vilkår. Endringer av prosjektet i forhold til vilkårene som gjelder for tilskuddet må godkjennes skriftlig av Troms Holding AS før endringer iverksettes. Bestemmelsene i tilskuddsbrevet og generelle regler for tilskudd gjelder ellers tilsvarende for godkjente prosjektendringer.

9 Tilbaketrekking av tilskudd

9.1 Grunnlag for tilbaketrekking og avkortning

Troms Holding AS har rett til å trekke tilbake tilskuddet helt eller delvis i følgende situasjoner:• Tilskuddsmottaker driver virksomhet som er i strid med gjeldende lover og regelverk (nasjonalt og internasjonalt), samt formål og retningslinjer for Troms Holding AS
• Tilskuddsmottaker ikke igangsetter prosjektet i henhold til prosjektbeskrivelsen eller vilkårene i tilskuddsbrevet.
• Tilskuddsmottaker fullfører ikke eller det sannsynliggjøres at tilskuddsmottaker ikke vil være i stand til å fullføre prosjektet i henhold til prosjektbeskrivelsen eller vilkårene i tilskuddsbrevet.
• Det er vesentlige mangler ved tilskuddsmottakers rapportering.
• Tilskuddsmottaker har gitt mangelfulle, uriktige eller misvisende opplysninger som har betydning for Troms Holding AS vurdering av tilskuddsmottaker eller prosjektet.
• Tilskudd er i strid med EØS-avtalens regler om offentlig støtte.
• Det er begjært oppbud, fremsatt konkurs- begjæring, åpnet private eller offentlige gjeldsforhandlinger hos tilskuddsmottaker eller tilskuddsmottaker innstiller sine betalinger.
• Prosjektet mottar finansieringsstøtte fra andre enn Troms Holding AS, og støtten ikke var forutsatt i finansieringsplanen for prosjektet. Det samme gjelder dersom annen støtte vesentlig endrer forutsetningene for tilskuddet.
• Det er klart at en force majeure-begivenhet vil vare ut prosjektperioden og det er en betydelig fare for at prosjektet ikke kan gjennomføres eller blir vesentlig forsinket.
• Nasjonalt eller internasjonalt regelverk endres på en slik måte at prosjektet ikke kan gjennomføres eller det vil være strid med Norges internasjonale forpliktelser å gjennomføre det. Dette gjelder likevel bare hvis slik endring ikke kunne forutses ved prosjektets oppstart eller tilskuddsmottaker senere heller ikke kunne overvinne følgene av endringene.
• Prosjektet endres vesentlig i forhold til opprinnelige forutsetninger, og dette ikke skyldes enighet mellom partene.
• Ved annet vesentlig mislighold av vilkårene i disse reglene, tilskuddsbrev eller øvrige kontraktsvilkår

9.2 Varsel om tilbaketrekking av tilskudd

Tilskuddsmottaker skal varsles før Troms Holding AS treffer beslutning om å trekke tilbake tilskuddet. Dersom Troms Holding AS finner det hensiktsmessig, kan det avtales vilkår for at prosjektet likevel kan videreføres og resterende tilskudd utbetales.

9.3 Tilbakebetalingsplikt og renter

Ved tilbaketrekking av tilskudd skal tilbaketrukket beløp innbetales til Troms Holding AS. Ved utbetaling av for mye tilskudd, uansett årsak, har Troms Holding AS rett til å holde tilbake innvilget, ikke utbetalt tilskudd. Troms Holding AS kan også motregne for mye utbetalt tilskudd i gjenstående utbetalinger eller i andre krav tilskuddsmottaker måtte ha mot Troms Holding AS. Dette gjelder uavhengig av tidspunktet for når kravet oppstod eller forfalt. Tilskuddsmottaker skal betale renter fra utbetalingstidspunktet, eller fra det tidspunktet grunnlaget for tilbaketrekkingen oppstod dersom dette kom senere.

10. Opplysningsplikt og kontroll

Troms Holding AS har til enhver tid rett til å kontrollere at tilskudd benyttes i samsvar med generelle regler for tilskudd og særskilte vilkår fastsatt i tilskuddsbrevet. Tilskuddsmottaker plikter på forespørsel fra Troms Holding AS om å legge frem bilag, timelister, beregninger og annet underlagsmateriale som er nødvendig for gjennomføre slike kontrolltiltak. Troms Holding AS kan kreve informasjon fra tilskuddsmottaker som er nødvendig for å kontrollere at reglene om offentlig støtte overholdes. Tilskuddsmottaker har plikt til å opplyse om annen offentlig støtte som tilskuddsmottaker mottar, støttebeløp, når støtten ble innvilget og fra hvem.

11. Offentlighet og kommunikasjon

Troms Holding AS kan offentliggjøre tilskuddsmottaker, prosjekttittel, tilskuddets størrelse og gi et beskrivende sammendrag av prosjektet ved innvilgelse av tilskudd. Tilskuddsmottaker skal rapportere hovedmål og delmål slik at Troms Holding AS kan publisere dem når prosjektet avsluttes. Troms Holding AS kan kreve at tilskuddsmottaker skal utarbeide informasjonsmateriale på norsk eller engelsk som Troms Holding AS kan publisere eller distribuere. Tilskuddsmottaker skal i sin utadrettede informasjon om prosjektet informere om Troms Holding AS sitt bidrag.

12. Lov- og regelendringer

Ved lov- og regelendringer som påvirker prosjektet, skal prosjektet tilpasses de endrede betingelsene. Tilskuddsmottaker skal også holde seg orientert om og innrette seg etter de til enhver tid gjeldende generelle regler for tilskudd.